Comment je nique le système 1/2 – Avec ma Boîte Magique

Dans un précédent article, j’expliquais pourquoi et comment, afin de vivre avec 100 objets, il me fallait dématérialiser des souvenirs qui me tiennent à coeur.
Après avoir réussi cette étape, vous pensez bien que j’ai d’autant plus d’énergie pour maintenant faire « disparaître » ce que je déteste…

Vous souvenez-vous du Tyran de la Sur-Consommation que j’avais évoqué et à cause de qui je me suis foutu dans la merde ?

Permettez-moi maintenant de vous présenter son acolyte. Car politique et religion ont toujours fait bon ménage, l’adversaire du jour que nous tenterons de niquer est le pernicieux Pape Yead-Ministratif.

• Nous sommes les Serfs des Seigneurs Bureaucrates

Je ne sais pas vraiment ce qu’il en est en France métropolitaine, mais en Nouvelle-Calédonie la bureaucratie est un véritable culte séculaire dont les citoyens en sont les involontaires fidèles.

Presque tout formulaire, demande ou réclamation doit encore passer par le support papier. Dernièrement par exemple j’ai été sidéré d’apprendre qu’il est toujours impossible (et apparemment impensable Grands Dieux !) de traiter les remboursements médicaux de manière informatique.

Fiches de paie, relevés de comptes, remboursements, notifications, injonctions, subrogations, ce-que-voulez-en-tions, tout doit être tracé noir sur blanc sur le cadavre mâché d’un pauvre arbre… recyclé si vous avez la chance d’habiter un pays aux normes écologiques.

A croire qu’il serait plus évident en 2011 de joindre quelqu’un par sa boîte aux lettres postale plutôt que par courrier électronique.

Sérieusement ? Ne relevez-vous pas plus souvent vos e-mails que votre boîte aux lettres physique ?

A force de déménagements je n’ai même plus de boîte postale… et je n’en veux plus !

Tout papier « important » se doit d’être imprimé, paraphé, notifié en 3 exemplaires et d’être conservé à tout jamais !
Ignorer ce commandement sacré, c’est prendre le risque d’encourir mon courroux !
– Le Pape Yead-Ministratif

Ne vous semble-t’il pas illogique en l’an 2011, qu’une preuve bureaucratique doit encore, dans l’esprit commun, résider sur un support fragile et destructible ?

Les procédures « modernes » me semblent en fait relever d’un obscurantisme ou le poids des archives matérielles pèse sur l’âme du serf meurtri, enchaîné à ses classeurs, à sa boîte postale et à sa situation géographique administrative.

Révolte !

• Du Moyen-Âge au Nuage

Le Nuage ? WTF ?

Aussi appelé Cloud Computing, le Nuage peut être résumé à une informatique ambiante et indépendante de tout support. En gros : les fichiers ne résident plus en un seul endroit forcément vulnérable. Ils sont partout et « nulle part » à la fois et utilisables à volonté, pour que l’on ait un accès Internet.

Autrement dit, vous pouvez habiter ou vous voulez, voyager et travailler ou et comme bon vous semble, et garder à portée de main tous vos documents essentiels : faire vos comptes, prouver votre nationalité, vérifier une facture problématique, etc.

Pour pouvoir profiter du Nuage il vous faut un dématérialisateur : ma préférence va à mon petit scanner A4 mais certains nomades modernes préfèreront évidemment utiliser un simple appareil photo numérique.

Ensuite, il vous faut joindre un service en ligne pour conserver ces informations.

Je vous présente donc mon chouchou en la matière, ma boîte magique : Dropbox

Dropbox vous offre un espace virtuel gratuit de 2 Go disponible soit par navigateur internet, soit tout simplement par un dossier qui sur votre ordinateur portera le même nom.

L’utilisation est toute bête : tout ce que je mets/modifie/efface dans ce dossier se synchronise automatiquement avec mon espace en ligne mais aussi avec toutes les machines sur lesquelles j’aurais installé ce dossier Dropbox, et ce peu importe leur système d’explotation ! Windows, Macintosh, Linux, iPhone/Pad, Android, Blackberry… peu importe vos outils, vous aurez toujours sous la main le même dossier avec les mêmes fichiers !

En explorant un peu ses fonctionnalités, vous découvrirez un sous-dossier Photos, qui peut vous générer automatiquement des galeries visuelles en ligne que vous partagerez avec qui vous désirez. Un autre sous-dossier, nommé Public vous permettra de rendre accessible (par le biais de liens de téléchargement) n’importe quel fichier à n’importe qui. En gros, c’est la mort annoncée des clés usb. 🙂

Si vous vous inscrivez depuis ce blog à Dropbox, ne vous étonnez pas si votre compte possède 250 Mo en plus. C’est que vous avez bénéficié de mon compte affilié. En passant, j’aurais moi aussi gagné 250 Mo, et vous pouvez de même parainner d’autres personnes jusqu’à atteindre un total de 8 Go, et ce, toujours gratuitement !  Attention ceci dit, cela ne fonctionne que si vous installez le logiciel Dropbox sur votre ordinateur, ce qui reste quand même la première raison pour laquelle il existe.

• C’est pas fini !

Mon billet initial faisait près de 2000 mots… j’ai conscience que j’ai tendance à m’emporter et trop écrire. J’ai donc décidé de couper cet article en deux pour vous laisser le temps d’installer Dropbox et de l’essayer. Si vous avez la moindre question sur son utilisation n’hésitez pas à la poser en commentaires ci-bas, je me ferais un plaisir de vous conseiller. 🙂

Dans le prochain article je répondrais aux deux questions les plus fréquemment posées lorsque l’on aborde la dématérialisation administrative. Si ce n’est pas déjà fait abonnez-vous donc par e-mail ou par flux RSS afin de les découvrir. 😀

Que pensez-vous donc de ma Boîte Magique ? La connaissiez-vous ? L’utilisez-vous souvent ? Avez-vous déjà commencé à numériser vos précieux documents ? Dites-moi tout ! 😉

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17 Comments

  1. Je suis déjà addicte de la Dropbox que j’avais utilisée au départ sur les conseils de Poupi comme un « outil de partage communautaire » concernant diffèrent jeux de rôles. Depuis, j’ai considérablement étendu son usage, notamment pour transférer des fichiers facilement entre ordi et iPhone.
    C’est simple et utile. Je vous le recommande.

    Reste que pour les papiers administratifs, la plupart du temps un original est demandé. Il n’y a donc pas moyen d’utiliser des scans. Archaïsme quand tu nous tiens !

  2. Mon backup mensuel étant prévu pour la semaine prochaine, c’est l’occasion révée de tester Dropbox. J’étais habitué à archiver mes sites internets locaux ainsi que mon répertoire « docs » pour ensuite les importer manuellement dans Google Docs.

    Le seul inconvénient que je vois pour l’instant à Dropbox, c’est qu’apparemment, on est obligé d’utiliser un répertoire Dropbox. On peut pas lui dire : synchronise les répertiore « D:/www » et « D:/docs ». Ce qui force à changer l’architecture des répertoires que l’on veut sauvegarder. Hormis cet inconvénient, il me sera pratique d’avoir un répertoire synchronisé sur mon bureau.

    Je confirme que j’ai bien 2,3 Go au lieu de 2Go grâce à ton lien d’affiliation.

  3. Aaah encore un fan de Dropbox ! L’ère du tout numérique avance avec pour outils de guerre Dropbox, les Google Apps, Evernote, etc
    Tu l’avais compris, j’ai découvert Dropbox il y a un an je crois et même si je n’en fais pas encore une utilisation intensive, il me dépanne déjà pas mal.

    L’expert « incontesté » en dématérialisation et voyages c’est Jean de WebMarketing Junkie.
    Voici deux articles où il en parle :
    http://www.webmarketingjunkie.com/comment-je-morganise-pour-avoir-ma-vie-et-mon-business-dans-un-sac-a-dos.php
    http://www.webmarketingjunkie.com/comment-je-gere-mon-business-et-ma-vie-a-95-sans-papier-partie-i.php

  4. j’adore !
    voila quelque chose qui va etre tres utiles .
    moi aussi j’ai une sainte horreur des administrations et de tous leur papier que tu doit forcément garder .
    Le pire c’est pour les patrons d’entreprise ,on est obliger de concerver notre comptabilité pendant 10 ans !

  5. C’est pas la première fois que j’entends parler de Dropbox, je pense serieusement à m’y mettre, car j’ai toute une tonne de papier que j’aimerais scanner et conserver en ligne.

    Et ne t’inquiète pas, en métropole, l’administration reste parfois bloquée en mode pré-internet. Example récent: demande de certificat de permis de conduire afin que je puisse continuer à rouler ici au Canada: on m’a demandé, entre autre, une lettre manuscrite. Je ne sais pas ce que tu penses mais je trouve que ça fait très années 90 comme système.

    1. @Foux : C’est vrai que j’ai oublié de mentionner la possibilité d’avoir des dossiers communs entre Dropboxers ! Et dire que je m’en sers en plus !
      Pour cette histoire d’original c’est vrai aujourd’hui mais dans le pire des cas on peut prétexter un accident, incendie, perte, vol… non ? ^^

      @Kalagan : En effet, ce qui fait la simplicité de Dropbox, en n’étant qu’un dossier synchronisé, peut aussi être un manque de souplesse pour des utilisateurs plus avertis. De toute façon je ne préconise pas non plus de se contenter uniquement de ce service.

      @Kategriss : Merci pour ces liens très pertinents, je suis également de près l’exemple et les conseils de Jean de Webmarketingjunkie. Je recommande à tous ceux un tant soit peu intéressé au blogging et au marketing d’aller y faire un tour ! 😉

      @Sabrina : 10 ans ! J’espère bien que d’ici là l’administration se sera mis à la page de la modernité informatique !

      @Etienne : Tu ne perds rien à essayer Dropbox étant donné qu’il est gratuit, et que 2,250 Go suffit en général largement à sauvegarder des documents administratifs. En tout cas je me sens bien mieux depuis que j’ai commencé mon archivage numérique… mais j’ai pas encore fini !

  6. C’est fait je suis inscrite ! Cela m’a pris 10 secondes…. En revanche, je pense que cela va me prendre un poil plus de temps pour scanner ma paperasse !

    Merci quand même pour le tuyau !

  7. C’est une chose qui me gonfle un peu aussi, ici, en France Métropolitaine… mais tant qu’on nous demandera « les originaux », on sera coincés!!
    C’est quand même un bon truc le stockage en ligne, mais j’ai aussi toujours un peu peur que çà soit perdu, quelque part dans l’immensité de la toile… flickr a bien scratché toute la galerie d’un photographe!!
    J’attends la seconde partie 😉

    1. @Florence : Oh oui… scanner ses papiers c’est une entreprise qui va prendre énormément de temps, j’en suis moi-même à plus d’une dizaine d’heures de scan ! 😮
      Mais pas de panique, dans le prochain article je fais une proposition d’organisation pour que ça ne paraisse pas effrayant. 🙂

      @Lilipruneau : Ta crainte de « perdre » des données est légitime et fait précisément parti des deux soucis qu’il nous faudra relever durant l’épisode 2. ^^

      @Fabrice : Avec Dropbox la synchronisation est automatique et permanente (si tu es connecté bien sûr). J’ai écumé les différents services similaires Dropbox reste mon préféré et le plus accessible du fait qu’il est tout bêtement utilisé comme un dossier de plus dans l’ordinateur (ou LES ordinateurs/smartphones que tu utilises).
      L’avantage par rapport à Google Doc c’est que tu peux aussi stocker n’importe quel type de fichiers, et même des applications portables que tu peux lancer depuis ta Dropbox, et ça c’est fort ! 😉

  8. Bonsoir Damien,

    J’ai découvert Dropbox en décembre dernier et je l’utilise plutôt dans le cadre professionnel.

    A savoir, les dossiers en partage sont déduits de la capacité disponible.
    En clair, je dispose de 2,3 Go. Mon donneur d’ordre partage son dossier de 1 Go avec moi. Il ne me reste plus que 1,3 Go pour mes propres besoins.

    Je prévois de numériser mes documents (après les avoir triés bien sûr) et de recourir aux factures et relevés dématérialisés dès que possible. La paperasse, c’est une vraie plaie !

    1. @Claire : 1,3 Go pour stocker des papiers c’est large ! 🙂
      Je te souhaite beaucoup de courage dans ta démarche de numérisation, c’est très long, mais le sentiment de contrôle et de sécurité qui en découle est incomparable.
      Patience et persévérance… comme tu le dis si bien sur ton blog. 🙂
      A bientôt !

  9. Pour les papiers, j’imagine que ça suffit. J’ai aussi prévu d’y mettre des photos alors, je vais jouer la sécurité 😉 en acquérant de l’espace supplémentaire.

    1. @Claire : Sur le second article traitant du même sujet tu trouveras d’autres systèmes de stockage en ligne, si tu veux jouer à fond la sécurité mieux vaut en utiliser plusieurs. 😉

    1. @Stéphane : Merci beaucoup pour la mise en garde ! C’est un problème qui néanmoins s’évite facilement avec l’utilisation d’un logiciel de cryptage tel que TrueCrypt ou BoxCryptor.
      De même au travail par exemple ou j’utilise aussi ma Dropbox je n’ai pas autorisé l’application à synchroniser certains de mes dossiers personnels, par mesure de sécurité supplémentaire.
      Donc aucun souci à ce niveau là en ce qui me concerne. 🙂
      N’hésite pas à t’orienter sur d’autres services si tu n’es pas rassuré par Dropbox comme Sugarsync par exemple que je trouve vraiment excellent !

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